Template invoice UMKM: format siap salin untuk barang dan jasa

Kenapa usaha kecil perlu template invoice

Invoice adalah tagihan resmi dari penjual kepada pembeli untuk barang atau jasa yang sudah atau akan diserahkan. Bedanya dengan nota: invoice dibuat untuk meminta pembayaran yang belum dilakukan, lengkap dengan jatuh tempo. Bedanya dengan kwitansi: kwitansi adalah bukti bahwa uang sudah diterima. Perbandingan lengkapnya ada di perbedaan invoice dan kwitansi.

Tanpa template, setiap invoice dibuat dari nol. Hasilnya tidak konsisten: invoice bulan ini mencantumkan rekening, bulan depan lupa; satu pelanggan dapat jatuh tempo, yang lain tidak. Pelanggan badan usaha biasanya punya bagian keuangan yang memeriksa kelengkapan, dan invoice yang kurang lengkap sering dikembalikan atau dibayar terlambat.

Template memecahkan tiga masalah sekaligus. Pertama, isi wajib tidak pernah terlewat karena kolomnya sudah ada. Kedua, hitungan lebih aman karena rumus atau susunan total selalu sama. Ketiga, invoice mudah dicari dan dicocokkan, karena nomor, nama berkas, dan formatnya seragam.

Template juga membantu saat usaha mulai punya admin atau karyawan. Pemilik cukup menetapkan satu template dan aturan penomoran, lalu siapa pun yang membuat invoice menghasilkan dokumen yang sama rapinya. Kalau kamu baru mulai dan ingin memahami alur pembuatan invoice dari awal, baca dulu cara membuat invoice UMKM, lalu kembali ke sini untuk templatenya.

Isi wajib template invoice UMKM

Template yang baik memisahkan bagian tetap dan bagian yang berubah. Bagian tetap adalah identitas usaha, susunan tabel, dan cara bayar. Bagian yang berubah adalah nomor, tanggal, pelanggan, rincian, dan angka. Skema berikut menunjukkan enam bagian itu pada satu contoh invoice katering.

Beberapa catatan untuk tiap bagian:

• Identitas penjual: nama usaha seperti yang dikenal pelanggan, alamat singkat, nomor WhatsApp atau email. Kalau punya NPWP dan pelanggan memintanya, tambahkan.
• Nomor, tanggal, jatuh tempo: nomor urut yang tidak pernah dipakai dua kali, tanggal terbit, dan tanggal jatuh tempo yang ditulis lengkap, bukan "14 hari".
• Data pelanggan: nama badan usaha atau orang yang membayar, bukan nama penerima barang, ditambah alamat atau divisi bila perlu.
• Rincian: deskripsi yang cukup jelas untuk diperiksa pihak lain, jumlah, harga satuan, dan jumlah per baris.
• Total: subtotal, diskon, ongkos kirim, uang muka yang sudah diterima, dan sisa yang ditagih.
• Cara bayar dan catatan: rekening atau QRIS, permintaan mencantumkan nomor invoice di berita transfer, dan catatan termin.

Satu hal yang tidak boleh diklaim template biasa: fungsi faktur pajak. Menurut tanya jawab e-Faktur DJP, faktur komersial yang dibuat di luar aplikasi e-Faktur tidak dapat berfungsi sebagai faktur pajak. Pengusaha kena pajak tetap membuat faktur pajak terpisah.

Template invoice yang bisa disalin

Template di bawah bisa disalin ke dokumen pengolah kata, spreadsheet, atau catatan ponsel. Bagian dalam kurung siku diganti untuk setiap invoice, sisanya dibiarkan tetap.

Tips agar template ini awet. Simpan satu berkas induk yang tidak pernah diisi, lalu buat salinan untuk setiap invoice. Beri nama berkas sesuai nomornya, misalnya INV-2610-021 CV Sumber Rejeki.pdf, supaya mudah dicari. Kirim dalam bentuk PDF, bukan berkas yang bisa diedit, agar angka tidak berubah tanpa sengaja.

Pastikan juga angka di invoice sama dengan kesepakatan terakhir. Kalau harga berubah setelah penawaran, tulis harga baru dan simpan pesan persetujuannya. Invoice yang angkanya beda dengan penawaran adalah penyebab umum pembayaran tertahan di bagian keuangan pelanggan.

Tiga varian: barang, jasa, dan pesanan dengan DP

Kepala, nomor, tanggal, jatuh tempo, dan cara bayar sama untuk semua jenis usaha. Yang berbeda adalah tabel rinciannya, karena barang dihitung per satuan, jasa per pekerjaan atau waktu, dan pesanan sering melibatkan uang muka.

Invoice barang cocok untuk toko grosir, reseller, dan produsen yang mengirim barang ke pelanggan tetap. Tambahkan kolom satuan (pcs, kg, dus) karena salah satuan adalah sumber selisih yang paling sering. Ongkos kirim dan diskon ditulis sebagai baris terpisah di bawah subtotal, bukan disembunyikan di harga satuan.

Invoice jasa cocok untuk desain, servis, konsultan, dan pekerja lepas. Deskripsi harus menjelaskan pekerjaan yang ditagih, misalnya "Desain 10 konten Instagram periode Oktober", bukan sekadar "Jasa desain". Kalau dihitung per jam atau per hari, tulis jumlah jam dan tarifnya. Freelancer yang menagih klien badan usaha bisa melihat pembahasan khusus di invoice freelancer.

Invoice pesanan dengan DP cocok untuk katering, penjahit, percetakan, dan dekorasi. Tuliskan total pesanan lengkap, lalu baris "DP diterima" beserta tanggalnya, lalu "Sisa ditagih". Dengan begitu pelanggan tahu DP sudah tercatat, dan kamu tidak perlu menjelaskan ulang hitungannya lewat chat.

Jangan mencampur varian dalam satu template yang terlalu umum. Lebih baik punya dua atau tiga template kecil yang pas daripada satu template besar dengan kolom kosong di mana-mana. Kolom kosong membuat invoice terlihat tidak selesai dan memancing pertanyaan dari pelanggan.

Membuat template di spreadsheet

Spreadsheet seperti Google Sheets atau Excel cocok kalau invoice-mu punya banyak baris rincian. Kelebihannya, rumus menghitung jumlah dan total sendiri, jadi salah jumlah karena kalkulator hampir hilang. Susunan kolom dan rumus yang praktis seperti ini:

1. Baris 1 sampai 8 untuk kepala: nama usaha, nomor invoice, tanggal, jatuh tempo, dan data pelanggan.
2. Baris 10 untuk judul kolom: Deskripsi, Qty, Harga satuan, Jumlah.
3. Baris 11 dan seterusnya untuk rincian. Kolom Jumlah diisi rumus perkalian, misalnya =B11*C11.
4. Di bawah rincian, buat Subtotal dengan =SUM untuk seluruh kolom Jumlah, lalu Diskon, Total, DP diterima, dan Sisa ditagih.
5. Kunci sel yang berisi rumus agar tidak tertimpa saat mengisi.
6. Simpan sebagai PDF setiap kali invoice selesai, lalu kirim PDF-nya, bukan berkas spreadsheet.

Biarkan sel angka tetap berformat angka, dan tampilkan pemisah ribuan lewat format sel. Kalau angka diketik sebagai teks dengan titik, rumus tidak bisa menjumlahkannya. Satu lagi: setiap invoice dibuat di salinan atau tab baru, bukan menimpa invoice sebelumnya, supaya arsip lama tidak hilang.

Kalau usahamu memungut pajak dalam invoice, buat baris pajak terpisah di bawah subtotal dan isi tarifnya sesuai status usahamu, bukan angka tebakan. Kalau usahamu bukan pengusaha kena pajak, lebih aman menulis catatan bahwa harga tidak termasuk PPN daripada menambahkan baris pajak yang tidak berhak dipungut. Untuk pelanggan tetap, simpan juga satu tab berisi daftar pelanggan dengan nama badan usaha, alamat, dan kontak bagian keuangan, lalu tarik datanya ke kepala invoice. Dengan begitu nama pelanggan selalu ditulis sama, dan pencarian di arsip tidak terganggu ejaan yang berbeda-beda. Total invoice yang sudah lunas nantinya menjadi bagian pendapatan di laporan laba rugi.

Dokumen, spreadsheet, atau generator

Ketiga cara sama sahnya, asal isinya lengkap. Pilih berdasarkan berapa banyak invoice yang kamu buat dan bagaimana pelanggan menerimanya.

Neracaku punya contoh invoice generator gratis untuk mencoba alur generator. Isi nama pelanggan, item, jumlah, dan harga satuan, lalu pratinjau langsung menampilkan nomor INV, rincian, dan total, siap dicetak atau disimpan sebagai PDF. Contoh di bawah memakai data fiktif katering yang sama dengan skema di atas.

Versi contoh ini sederhana: satu baris item dan tanpa kolom jatuh tempo. Untuk tagihan dengan beberapa baris dan uang muka, pakai template tabel atau spreadsheet di atas, lalu kirim PDF-nya. Untuk mengingatkan jatuh tempo, alat pengingat jatuh tempo membantu memantau tagihan yang belum dibayar.

Nomor invoice dan jatuh tempo

Format nomor yang mudah dilacak terdiri dari kode dokumen, tahun dan bulan, dan nomor urut, misalnya INV-2610-021 untuk invoice ke-21 di Oktober 2026. Nomor urut boleh diulang dari 001 setiap bulan karena bagian tahun dan bulan sudah membedakannya. Satu nomor hanya untuk satu invoice. Invoice yang batal tetap disimpan dengan tanda BATAL, nomornya tidak dipakai ulang.

Jatuh tempo ditulis sebagai tanggal, bukan "14 hari setelah invoice", supaya tidak ada tafsir. Lama jatuh tempo mengikuti kesepakatan: usaha kecil yang menjual ke pelanggan perorangan biasanya meminta bayar segera atau beberapa hari, sedangkan pelanggan badan usaha sering punya jadwal pembayaran sendiri. Tanyakan jadwal itu sebelum menerbitkan invoice.

Tuliskan juga permintaan agar pelanggan mencantumkan nomor invoice di berita transfer. Kebiasaan kecil ini memudahkan mencocokkan mutasi rekening dengan invoice, terutama kalau ada beberapa tagihan dengan nominal mirip. Pembahasan menagih yang sudah lewat jatuh tempo ada di cara menagih invoice.

Dokumen yang menjadi dasar pencatatan, termasuk invoice, sebaiknya diarsipkan dengan rapi. Menurut penjelasan DJP atas PMK 54/PMK.03/2021, dokumen dasar pencatatan disimpan paling tidak 10 tahun. Penomoran yang konsisten membuat arsip sepanjang itu tetap bisa ditelusuri.

Setelah invoice terkirim

Invoice yang terkirim belum berarti uang masuk. Catat invoice di daftar piutang dengan nomor, pelanggan, nominal, dan jatuh tempo. Begitu pembayaran masuk, tandai lunas, catat di buku kas sebagai kas masuk dengan nomor invoice di keterangannya, lalu terbitkan kwitansi bila pelanggan memintanya.

Untuk pelanggan yang lebih sering membalas chat daripada email, kirim ringkasan invoice lewat WhatsApp. Alat invoice dan nota lewat WhatsApp Neracaku menyusun pesan berisi nama pelanggan, nominal, dan jatuh tempo, lalu membukanya di WhatsApp. PDF invoice tetap dilampirkan sebagai dokumen resminya.

Di akhir bulan, cocokkan daftar invoice dengan mutasi rekening. Invoice yang belum dibayar adalah piutang, bukan pendapatan yang sudah diterima kasnya. Cara mencatatnya dibahas di kas masuk dan kas keluar dan pencatatan transaksi UMKM, sedangkan rekap bulanan bisa dilakukan di buku kas Neracaku. Untuk transaksi tunai kecil yang langsung lunas, cukup gunakan template nota sederhana.