Template nota sederhana: isi wajib, contoh, dan cara memakainya

Fungsi nota untuk usaha kecil

Nota adalah bukti tertulis bahwa sebuah transaksi jual beli terjadi: siapa menjual apa, kepada siapa, berapa banyak, dengan harga berapa, dan apakah sudah dibayar. Untuk pembeli, nota adalah pegangan bila ada barang yang perlu ditukar atau diklaim. Untuk penjual, nota adalah bukti yang mendasari setiap baris kas masuk.

Banyak usaha kecil menjual tanpa nota karena merasa repot. Akibatnya terasa belakangan. Saat pelanggan menanyakan pesanan bulan lalu, tidak ada catatan harga yang disepakati. Saat menghitung omzet untuk pajak, angka penjualan harus ditebak dari ingatan. Saat uang di laci kurang, tidak ada cara untuk menelusuri transaksi mana yang terlewat.

Nota juga punya fungsi administratif. Menurut penjelasan DJP atas PMK 54/PMK.03/2021, dokumen yang menjadi dasar pencatatan wajib disimpan paling tidak 10 tahun. Untuk usaha yang memakai pencatatan, nota penjualan adalah salah satu dokumen dasar itu. Template membuat pekerjaan ini ringan. Begitu formatnya tetap, membuat nota hanya soal mengisi kolom, bukan menyusun ulang setiap kali.

Kalau sebagian besar transaksimu dikonfirmasi lewat chat, kamu bisa langsung membaca template nota WhatsApp yang membahas format pesan untuk lima situasi. Artikel ini membahas template nota yang lebih umum, untuk dicetak, ditulis tangan, atau disimpan sebagai PDF.

Isi wajib template nota sederhana

Template nota sederhana tidak perlu desain khusus. Yang penting enam bagian berikut selalu ada, dengan urutan yang sama di setiap nota.

1. Identitas penjual. Nama usaha, alamat singkat, dan nomor kontak. Pembeli yang ingin memesan ulang tahu harus menghubungi siapa.
2. Nomor dan tanggal nota. Nomor urut yang tidak pernah dipakai dua kali, ditambah tanggal transaksi.
3. Nama pembeli. Wajib untuk pesanan dan penjualan dengan pengantaran. Untuk penjualan eceran di kasir boleh dikosongkan.
4. Rincian barang atau jasa. Banyaknya, nama barang yang spesifik (termasuk ukuran atau varian), harga satuan, dan jumlah per baris. Ongkos kirim dan diskon ditulis sebagai baris sendiri.
5. Total dan status pembayaran. Total, jumlah yang sudah dibayar, sisa, dan kanal pembayaran seperti tunai, transfer, atau QRIS. Tulis LUNAS bila sisanya nol.
6. Tanda tangan. Untuk nota cetak atau tulis, sediakan kolom tanda terima pembeli dan hormat kami penjual.

Kalau satu bagian sering terlewat, biasanya itu status pembayaran. Nota tanpa keterangan dibayar atau belum bisa memicu salah paham, terutama untuk pesanan dengan DP. Bila pembeli belum membayar penuh dan akan ditagih belakangan, yang kamu butuhkan sebenarnya invoice, bukan nota, seperti dijelaskan di bagian perbandingan di bawah.

Template nota sederhana yang bisa disalin

Template di bawah bisa disalin ke dokumen pengolah kata, spreadsheet, atau buku nota kosong. Kolom dalam kurung siku diganti setiap transaksi, sisanya tetap.

Beberapa tips agar template ini awet dipakai. Buat tabel rincian minimal lima baris agar cukup untuk pesanan biasa. Tulis angka tanpa desimal dan dengan titik pemisah ribuan, misalnya 255.000, agar tidak tertukar. Untuk usaha dengan barang yang itu-itu saja, cetak daftar barang beserta harganya di bagian rincian, sehingga kasir cukup mengisi kolom banyak dan jumlah.

Kalau kamu ingin dokumen yang bisa langsung dicetak atau disimpan sebagai PDF dari browser, alat Contoh invoice generator Neracaku menyusun kolom pelanggan, item, jumlah, dan harga menjadi dokumen bernomor. Hasilnya berlabel INVOICE, jadi paling cocok untuk transaksi yang ditagih. Untuk nota penjualan tunai, template tabel di atas tetap pilihan yang lebih tepat.

Contoh nota untuk beberapa jenis usaha

Struktur template tetap sama, tetapi isi rincian dan catatannya berbeda untuk tiap jenis usaha. Berikut contoh pengisian dengan data fiktif.

Contoh konveksi menunjukkan nota dengan DP. Nota pertama mencatat pembayaran Rp780.000 dan sisa Rp780.000. Saat pelunasan, buat nota baru atau kwitansi yang merujuk nomor nota pertama, lalu tulis LUNAS. Jangan menimpa nota lama, karena nota itu bukti bahwa DP pernah diterima pada tanggalnya.

Untuk jasa yang ditagih setelah pekerjaan selesai, misalnya desain atau fotografi, nota kurang tepat. Gunakan invoice dengan jatuh tempo, seperti dibahas di invoice freelancer dan cara membuat invoice UMKM.

Nota tulis, struk thermal, atau nota digital

Isi nota sama, tetapi bentuknya bisa berbeda tergantung cara usaha berjualan. Ketiganya sah dipakai, asalkan isinya lengkap dan salinannya tersimpan.

• Nota tulis rangkap cocok untuk usaha tanpa komputer di kasir, seperti pasar, bengkel, atau toko bangunan. Pilih buku nota yang nomornya sudah tercetak dan punya lembar tembusan. Lembar asli diberikan ke pembeli, tembusan disimpan.
• Struk printer thermal dicetak dari aplikasi kasir pada kertas gulung. Isinya biasanya ringkas. Tinta thermal bisa memudar seiring waktu, jadi jangan mengandalkan struk kertas sebagai satu-satunya arsip. Simpan juga data transaksinya di aplikasi atau ekspor berkala.
• Nota digital dibuat dari template di ponsel atau laptop, lalu dikirim sebagai PDF atau pesan. Paling mudah dicari ulang dan dicocokkan ke buku kas.

Untuk usaha yang menerima pesanan lewat chat, kombinasi yang praktis adalah nota digital ditambah pesan konfirmasi. Alat Invoice dan nota lewat WhatsApp menyiapkan pesan berisi nama pelanggan, nominal, dan jatuh tempo, lalu membuka WhatsApp dengan pesan itu.

Cara memberi nomor nota

Nomor nota adalah kunci untuk menelusuri transaksi. Tanpa nomor, dua nota dengan pembeli dan nilai yang sama tidak bisa dibedakan. Format yang mudah dipakai terdiri dari tiga bagian: kode dokumen, tahun dan bulan, lalu nomor urut.

Dengan format NT-2610-012, nota ke-12 bulan Oktober 2026 langsung terlihat dari nomornya. Kode NT membedakannya dari invoice yang memakai kode INV, sehingga dua jenis dokumen tidak berebut nomor yang sama. Nomor urut dimulai lagi dari 001 setiap awal bulan.

Ada tiga aturan yang perlu dipegang. Satu nomor hanya untuk satu nota. Nota yang batal tidak dibuang dan nomornya tidak dipakai ulang, tetapi diberi tanda BATAL dan disimpan, supaya urutan nomor tetap utuh. Terakhir, nomor nota ditulis di keterangan baris buku kas, sehingga setiap kas masuk bisa ditelusuri ke buktinya.

Nota, invoice, kwitansi, dan faktur pajak

Keempat dokumen ini sering tertukar. Perbedaannya terletak pada kapan dokumen dibuat dan apa yang dibuktikannya.

Nota usaha kecil bukan faktur pajak. DJP menjelaskan dalam tanya jawab e-Faktur bahwa faktur komersial yang dibuat dari sistem di luar aplikasi e-Faktur tidak dapat berfungsi sebagai faktur pajak. Jadi kalau usahamu sudah menjadi pengusaha kena pajak, nota tetap dibuat untuk pembeli, sedangkan faktur pajaknya dibuat terpisah.

Soal meterai, halaman bea meterai DJP menyebut dokumen yang menyatakan penerimaan uang dengan nilai lebih dari Rp5.000.000 dikenai bea meterai Rp10.000. Nota bertanda LUNAS di atas nilai itu menyatakan penerimaan uang, jadi perhatikan aturan ini. Penjelasan lengkap tentang invoice dan kwitansi ada di perbedaan invoice dan kwitansi.

Dari nota ke buku kas

Nota baru berguna penuh kalau angkanya masuk ke catatan keuangan. Alurnya sederhana dan sebaiknya dikerjakan setiap hari sebelum tutup:

1. Kumpulkan semua nota hari itu, termasuk tembusan nota tulis dan salinan nota digital.
2. Urutkan berdasarkan nomor dan pastikan tidak ada nomor yang hilang. Nomor yang hilang berarti nota belum dicatat atau batal tanpa tanda.
3. Untuk nota yang sudah dibayar, catat satu baris kas masuk dengan kategori penjualan, kanal sesuai cara bayar, dan nomor nota di keterangan.
4. Untuk nota dengan sisa pembayaran, catat DP sebagai kas masuk dan masukkan sisanya ke daftar piutang.
5. Cocokkan total kas masuk dari nota dengan uang laci, mutasi bank, dan riwayat QRIS.

Di Neracaku, langkah ketiga dilakukan di alat Buku kas, dan sisa pembayaran bisa dipantau di pengingat jatuh tempo. Untuk transaksi yang memang ditagih, generator dokumen bernomor juga tersedia.

Dengan alur ini, omzet bulanan tinggal dijumlahkan dari kategori penjualan. Angka itu dipakai untuk menghitung pajak UMKM final 0,5% dan menjadi bahan laporan laba rugi sederhana. Cara membedakan uang dari jualan dan dari sumber lain dijelaskan di panduan kas masuk dan kas keluar.

Kesalahan yang sering terjadi

Template yang baik tetap bisa gagal kalau cara memakainya keliru. Lima kesalahan berikut paling sering ditemui pada usaha kecil:

• Nomor nota dobel atau melompat. Terjadi saat dua kasir memakai buku nota berbeda tanpa kode pembeda. Beri kode per kasir atau per cabang, misalnya NT-A dan NT-B.
• Nama barang terlalu umum. "Kue 3" tidak membantu saat pembeli komplain. Tulis jenis dan ukuran, misalnya "Nastar toples 500 g".
• Status bayar tidak diisi. Nota tanpa keterangan dibayar atau sisa memicu salah paham. Selalu isi kolom dibayar dan sisa.
• Coretan pada angka. Angka yang dicoret dan ditulis ulang mengurangi kepercayaan. Batalkan nota dan buat nota baru dengan nomor berikutnya.
• Arsip tidak disimpan. Lembar tembusan hilang atau struk thermal pudar. Simpan tembusan per bulan dalam map, atau foto dan simpan secara digital.

Kalau kamu sudah rutin membuat nota, langkah berikutnya adalah merapikan seluruh catatan keuangan usaha. Mulailah dari cara mencatat buku kas, lalu lanjutkan ke pembukuan usaha kecil yang bisa dijalankan setiap minggu.